Kuo skiriasi tradicinis sąskaitų išrašymas ir skaitmeninis sąskaitų faktūrų išrašymas? Pamėginkime apžvelgti automatinio principo privalumus!
Įsivaizduokite, kad tai 2006 m., o jūs klientui atsiskaitote už atliktus darbus. Turite 10 minučių laisvų ir eikite į atsiskaitymo programinę įrangą, kad nustatytumėte sąskaitą faktūrą. Programinė įranga nėra pakankamai protinga, kad užfiksuotų visas atlikto darbo detales, todėl jūs einate pirmyn ir atgal iš vienos programos į kitą, kad galėtumėte kuo geriau įvesti duomenis. Išsaugote ir atsispausdinate sąskaitą faktūrą, įdedate į voką ir išsiunčiate savo klientui.
Po trijų darbo dienų klientas gauna sąskaitą faktūrą, bet aptinka klaidą, dėl kurios reikia atspausdinti naują sąskaitą. Įeikite į savo programą, kad atliktumėte atnaujinimą, tada klientui išsiunčiate naują sąskaitos faktūros kopiją.
Jau išleidote brangaus laiko ir pinigų užduočiai, kuri galėjo užtrukti kelias minutes be klaidų, o dabar turite laukti dar ilgiau, kol gausite mokėjimą…
Nepatogu, tiesa? Keista, kad šiandien vis dar tai daro daug organizacijų. Kuo daugiau verslo užsiimate, tuo procesas užtrunka ir brangesnis. Skaitmeninis sąskaitų išrašymas yra modernizuotas mokėjimo srautas, kuris sumažina laiką ir išlaidas, susijusias su sąskaitų faktūrų siuntimu ir gavimu. Paprasčiau tariant, tai būdas skaitmeninti, automatizuoti ir supaprastinti sąskaitų faktūrų išrašymo procesą.
Kas atsitinka, kai išsiunčiate skaitmeninę sąskaitą?
Skaitmeninis sąskaitų išrašymas ir jo įrankis sukurs sąskaitą faktūrą automatiškai, įtraukdamas duomenis iš tinkamų šaltinių, ir leis prieš siųsdami patvirtinti jos tikslumą.
Tada sąskaita faktūra bus išsiųsta elektroniniu būdu gavėjui, kuris bus informuotas apie jos gavimą. Priklausomai nuo to, ar klientas yra nustatytas gauti elektroninę sąskaitą faktūrą tiesiai į savo internetinį banką ar finansinį sprendimą, ji bus išsiųsta ten arba paštu arba el. Paskutinis žingsnis yra mokėjimas. Kuo labiau skaitmeniniu būdu sukonfigūruotas klientas, tuo greitesnis mokėjimas.
Kadangi beveik viskas vyksta automatiškai, nereikia rankiniu būdu braižyti duomenų, spausdinti ar siųsti popieriaus paštu – tai taupo laiką ir pinigus.
Kiti skaitmeninio sąskaitų faktūrų išrašymo privalumai
Esminiai pranašumai yra sutaupytas laikas ir išlaidų mažinimas. Naudojant skaitmeninį sąskaitų faktūrų išrašymą, sąskaitų faktūrų išrašymo procesas supaprastinamas; nereikia skenuoti dokumentų ir gaunate automatinius pasiūlymus dėl buhalterinės apskaitos.
Taip pat elektroninis sąskaitų išrašymas su Finvoice.lt užtikrina, kad visa informacija, pvz., sąskaitos faktūros numeris, mokėjimo data, suma ir kt., visada būtų teisinga. Kalbant apie išlaidų ir laiko taupymą, jums nebereikia skirti laiko ir pinigų spausdinimui, pakavimui ir pašto siuntimui, o apmokėjimą gaunate greičiau, nes sąskaitos faktūros dažnai patenka tiesiai į gavėjo internetinį banką ar finansinį sprendimą.